Obowiązkowe wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych mogą stanowić stałą pozycję w kosztach większego przedsiębiorstwa. Przepisy przewidują jednak możliwość ich obniżenia, jeżeli firma kupuje określoną produkcję lub usługi od podmiotu uprawnionego do udzielania takiego obniżenia.
W praktyce ulga na PFRON może zmniejszyć należną wpłatę w danym miesiącu nawet o 50%. Nie oznacza to jednak automatycznego rabatu w tej wysokości od każdej faktury. Kwota, którą można wykorzystać, zależy między innymi od wysokości obowiązkowej wpłaty, wartości obniżenia wykazanej przez sprzedającego oraz spełnienia warunków określonych w przepisach.
Czym jest ulga we wpłatach na PFRON?
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy są co do zasady zobowiązani do wpłat na PFRON, jeżeli nie osiągają wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Dla większości przedsiębiorstw wynosi on 6%.
Jednym ze sposobów zmniejszenia tego obciążenia jest zakup usług lub produkcji od uprawnionego sprzedającego. Mechanizm określony w art. 22 Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych pozwala wykorzystać otrzymaną kwotę obniżenia przy rozliczaniu należnej wpłaty.
Nie każda współpraca z przedsiębiorstwem zatrudniającym osoby z niepełnosprawnościami daje jednak takie prawo. Sprzedający musi spełniać ustawowe warunki dotyczące m.in. struktury zatrudnienia, a zakup powinien dotyczyć jego własnej produkcji lub świadczonej przez niego usługi.
Kto może skorzystać z ulgi na PFRON?
Z punktu widzenia przedsiębiorstwa najważniejsze jest to, czy firma jest zobowiązana do dokonywania wpłat na PFRON. To właśnie wtedy otrzymane obniżenie może przynieść bezpośrednią korzyść finansową poprzez zmniejszenie należnej wpłaty.
Mechanizm ma więc szczególne znaczenie dla średnich i dużych przedsiębiorstw, które zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i nie osiągają ustawowego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.
Dla dyrektora finansowego, działu księgowości, HR czy osoby odpowiedzialnej za zakupy usług zewnętrznych oznacza to, że przy wyborze dostawcy warto analizować nie tylko cenę samej usługi. Możliwość otrzymania ulgi PFRON może mieć wpływ na jej rzeczywisty koszt dla przedsiębiorstwa.
Jak działa mechanizm obniżenia wpłaty na PFRON?
Firma kupuje usługę od podmiotu uprawnionego do udzielania obniżeń. Po spełnieniu ustawowych warunków otrzymuje informację o kwocie obniżenia, która może zostać uwzględniona przy rozliczaniu wpłaty na PFRON.
W jednym miesiącu można wykorzystać obniżenie maksymalnie do wysokości 50% należnej wpłaty na Fundusz. Jeżeli firma dysponuje większą niewykorzystaną kwotą, może ją rozliczać w kolejnych miesiącach – obecnie nie dłużej niż przez 6 miesięcy od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia.
Sama kwota obniżenia wynikająca z danego zakupu również podlega ograniczeniom. Nie może być wyższa niż 50% kwoty należności za zakup określonej na fakturze, pomniejszonej o podatek VAT. Jej dokładną wartość oblicza uprawniony sprzedający według zasad określonych w ustawie.
Współpraca z firmą sprzątającą lub ochroniarską a ulga PFRON
Usługi kupowane regularnie – takie jak utrzymanie czystości czy ochrona obiektu – mogą stanowić istotną część kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa. Jeżeli wykonawca spełnia warunki określone w art. 22 Ustawy, zakup świadczonych przez niego usług może jednocześnie uprawniać do obniżenia wpłat na PFRON.
Nie oznacza to, że każda firma sprzątająca lub ochroniarska daje możliwość skorzystania z ulgi. Znaczenie ma aktualna struktura zatrudnienia usługodawcy oraz to, czy dana usługa jest rzeczywiście świadczona przez podmiot uprawniony do wystawienia informacji o kwocie obniżenia.
EZT świadczy między innymi usługi sprzątające oraz usługi ochrony, a jednocześnie zatrudnia osoby z niepełnosprawnościami na poziomie pozwalającym na udzielanie kontrahentom obniżeń wpłat. Dzięki temu przy wyborze usługodawcy przedsiębiorstwo może brać pod uwagę nie tylko cenę i zakres obsługi, ale również potencjalny efekt finansowy w postaci obniżenia wpłat na PFRON.
Ile realnie można zaoszczędzić dzięki uldze PFRON?
Maksymalna korzyść w konkretnym miesiącu wynosi 50% obowiązkowej wpłaty na PFRON. Warunkiem jest jednak posiadanie odpowiednio wysokiej kwoty obniżenia możliwej do wykorzystania.
Przykład:
| Wpłata na PFRON przed obniżeniem | Maksymalne obniżenie w danym miesiącu | Wpłata po wykorzystaniu pełnego limitu |
| 10 000 zł | 5 000 zł | 5 000 zł |
| 20 000 zł | 10 000 zł | 10 000 zł |
| 40 000 zł | 20 000 zł | 20 000 zł |
Tabela pokazuje maksymalny możliwy efekt przy założeniu, że przedsiębiorstwo dysponuje wystarczającą kwotą obniżenia. Nie należy więc zakładać, że każda faktura od uprawnionego usługodawcy automatycznie zmniejszy wpłatę na PFRON o 50%.
Dla firmy, która regularnie ponosi obowiązkowe wpłaty i jednocześnie korzysta z outsourcingu usług, wartość obniżeń może być jednym z elementów całkowitego kosztu współpracy z dostawcą. Dlatego przy porównywaniu ofert opłaca się analizować nie tylko miesięczną cenę usługi, ale również kwotę możliwej do uzyskania ulgi.
Jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z ulgi PFRON?
Podstawowe znaczenie mają trzy elementy: zakup musi zostać udokumentowany fakturą, należność trzeba uregulować w terminie wskazanym na fakturze, a przedsiębiorstwo musi posiadać informację o kwocie obniżenia wystawioną przez uprawnionego sprzedającego. Przy przelewie bankowym za moment zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku nabywcy.
Od 1 marca 2026 r. zmieniła się przy tym procedura wystawiania informacji o kwocie obniżenia. Jest ona obecnie wystawiana na wniosek nabywcy złożony w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej. Wniosek składa się jednorazowo i można go później odwołać. Po jego otrzymaniu sprzedający wystawia informacje dotyczące kolejnych faktur, jeżeli spełnione są wymagane warunki.
Terminowa płatność jest szczególnie ważna. Opóźnienie w zapłacie pozbawia przedsiębiorstwo możliwości wykorzystania obniżenia wynikającego z danego zakupu.
Ulga PFRON krok po kroku – jak wygląda cały proces z EZT?
Proces nie musi być skomplikowany:
- firma sprawdza, czy jest zobowiązana do wpłat na PFRON i jaka jest ich wysokość,
- wybiera usługę EZT objętą możliwością uzyskania obniżenia,
- składa wniosek o wystawianie informacji o kwocie obniżenia,
- otrzymuje fakturę za wykonaną usługę i reguluje ją w terminie,
- otrzymuje informację INF-U z wyliczoną kwotą obniżenia,
- uwzględnia przysługującą kwotę przy rozliczeniu wpłaty na PFRON.
EZT wskazuje możliwość uzyskania obniżenia wpłat jako jeden z elementów swojej oferty dla przedsiębiorstw korzystających z usług firmy. Szczegóły znajdują się na stronie ulga na PFRON.
Dla osoby odpowiedzialnej za finanse lub zakupy ważne jest przede wszystkim połączenie terminowej obsługi dokumentów z kontrolą dostępnej kwoty obniżenia. Pozwala to uwzględnić ulgę w planowaniu kosztów usług zewnętrznych, zamiast traktować ją jako przypadkową korzyść pojawiającą się po zakupie.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu ulgi na PFRON
Do najczęstszych błędów przy rozliczaniu ulgi na PFRON należą:
- nieterminowa zapłata faktury – przepisy uzależniają prawo do obniżenia od uregulowania należności w terminie,
- założenie, że każda usługa daje prawo do ulgi – sprzedający musi spełniać określone warunki, a obniżenie dotyczy jego własnej produkcji lub usług,
- brak kontroli terminu wykorzystania obniżenia – niewykorzystaną kwotę można rozliczać przez maksymalnie 6 miesięcy od jej uzyskania.
Z perspektywy przedsiębiorstwa istotna jest więc dobra współpraca działu zakupów, księgowości i osoby odpowiedzialnej za umowę z usługodawcą. Dzięki temu ulga we wpłatach na PFRON może stać się przewidywalnym elementem optymalizacji kosztów, a nie korzyścią wykorzystywaną tylko częściowo.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Ile maksymalnie wynosi ulga na PFRON?
W danym miesiącu można obniżyć obowiązkową wpłatę maksymalnie o 50%, pod warunkiem posiadania odpowiedniej kwoty obniżenia.
Czy każda firma może skorzystać z ulgi na PFRON?
Obniżenie wpłaty ma praktyczne zastosowanie przede wszystkim dla pracodawców zobowiązanych do dokonywania wpłat na PFRON.
Czy fakturę trzeba zapłacić w terminie?
Tak. Terminowe uregulowanie całej należności jest jednym z warunków skorzystania z obniżenia.
Jak długo można wykorzystać niewykorzystaną ulgę PFRON?
Niewykorzystaną kwotę obniżenia można uwzględniać w kolejnych wpłatach przez maksymalnie 6 miesięcy od momentu jej uzyskania.